8 800 555-56-37

Используйте все возможности нового списка задач

Если в списке задач вашего Мегаплана пункт «Заполнить личную карточку» далеко не единственный, а общий счёт задач и проектов давно пошёл на десятки или даже сотни, то следующие советы могут быть вам интересны и полезны. Мы немного расскажем о том, как, планируя свою работу и используя список задач Мегаплана, не превратить рабочий процесс в снежный ком из накапливающихся уведомлений и оповещений о просроченных задачах или приближающихся дедлайнах: [CUT] Список задач содержит большое количество информации. Какие столбцы показать, а какие скрыть — решаете вы. Это позволяет настроить отображение списка максимально удобно для планирования своей работы. Существует несколько способов понять, какие из задач крайне желательно выполнить в ближайшее время, например, сегодня. Работа со списком задач Чтобы увидеть срочные задачи, добавьте в список параметр «Плановый финиш» (разумеется, информация в этой колонке будет отображаться только в том случае, если вы использовали свойство планирования(external link) при создании или редактировании задачи и заполнили поле планового финиша): Теперь, отсортировав результат по плановому финишу, в верхней части списка вы получите все задачи и проекты, окончание работ по которым запланировано на ближайшее время: Строго говоря, такой способ не всегда подходит. Если в вашей компании плановый финиш задач или проектов устанавливается реже, чем дедлайны (или вообще не используются), то для полноты картины лучше добавить на страницу и колонку дедлайна: В этом случае, отсортировав список по дедлайну, вы получите более оперативную информацию, так как дедлайны в большей степени отражают срочность, чем плановый финиш: Чтобы не допускать большого количества горящих задач и свести к минимуму вероятность срыва сроков проектов, мы рекомендуем больше ориентироваться на параметр планового финиша. Активное использование свойств планирования во время создания проектов и задач, своевременный пересмотр плановых сроков в зависимости от ситуации и учет планового финиша при расстановке приоритетов поможет вам избежать лишних стрессов. Ещё одно преимущество использования планового финиша — это возможность планирования последовательных задач(external link) (привязка времени старта новой задачи к финишу предыдущих). Приближающийся дедлайн — это не единственный критерий, по которому принимается решение об оперативном выполнении задачи. Иногда появляются внеплановые задачи, требующие немедленного решения. Поэтому мы предлагаем при формировании списка задач добавлять в настройках параметр «Важность»: Положение колонок в списке настраивается в режиме настройки простым перетаскиванием. В таком списке учтены и внеплановые срочные задачи. С выполнения первых пунктов из списка, подобного этому, целесообразно начинать свой день: Важность устанавливается во время создания или редактирования задачи. Этот параметр имеет смысл использовать только вместе с дедлайном или плановым финишем (важная задача без требуемого срока исполнения — более редкий случай). К тому же, о приближающемся дедлайне Мегаплан напомнит, отправив вам уведомление. В дополнение к этим способам наиболее важные и срочные задачи и проекты бывает удобно добавлять в избранное: В условиях часто меняющихся приоритетов это обеспечит быстрый доступ к таким задачам прямо из информера Мегаплана. Работа с фильтрами Настроенные фильтры позволяют получать мгновенный доступ к нужным задачам. Поэтому фильтры могут быть надежным инструментом при планировании работы. Тем более, что во многих случаях вопросы, описанные выше, значительно удобнее решать именно с применением фильтров. Чтобы отобразить все ваши важные и срочные задачи, создайте новый фильтр и укажите в условиях: финиш (или дедлайн в некоторых случаях) — текущая неделя; ответственный — укажите себя; горит — да. Теперь, сохранив, этот фильтр с названием, например, «Срочные на сегодня», вы всегда будете иметь быстрый доступ к списку задач, удовлетворяющих указанным условиям фильтрации: Если при создании такого фильтра в качестве условия планового финиша (или дедлайна) выбрать следующую неделю или, например, ближайшие десять дней, то Мегаплан покажет список задач и проектов, решение которых допустимо в более отдалённый период. При указании в качестве условия дедлайна произвольного периода с еще более отдаленной датой вы получите так называемые стратегические задачи (выполнение которых намечено на ближайшие полгода, год и т.д.). Плановый финиш и параметр важности иногда могут не соответствовать быстро меняющейся реальности. Использование личных меток позволяет продумать и реализовать свою собственную логику при планировании работы. Помечая задачи метками, например, «На завтра», «На неделю», «На месяц» и т.д., с помощью фильтров по этим меткам вы получите списки в соответствии с вашим пониманием о приоритете задач.
Добавить комментарий
Войдите, используя Вконтакте или Facebook